Аренда офиса в бизнес-центре: формулируем основные правила

Выбирая офисное помещение, арендатор руководствуется интересами компании, ее руководства и сотрудников. Для грамотного выбора необходимо следовать ряду основополагающих правил.

Определение требований к офису, составление их перечня:

• Оценка бюджета компании и возможности оплаты аренды офиса в бизнес-центре www.airportcity.spb.ru, который заинтересовал фирму.

• Желаемый уровень офиса. Офисные помещения подразделяются на классы: А, В и С. Класс А наиболее высокий, с предоставлением максимального количества услуг. Цена его аренды наиболее высока.

• Местоположение. В связи с переходом сотрудников на удаленную работу для ряда компаний оно стало менее важным пунктом при выборе.

• Площадь помещения и число сотрудников. Оценка площади производится из необходимости выделения не менее 6 кв. м на каждого сотрудника. Определение числа постоянно находящихся в офисе сотрудников и количество тех, кому можно выделить временные рабочие места.

• Парковка. Подсчет количества требуемых машино-мест. Наличие гостевой парковки, если работа компании связана с большим количеством клиентов.

• Отделка. При выборе офиса без отделки следует оценить сумму, которую компания может потратить на проведение данных работ. Как правило, арендаторы предпочитают помещения с готовым качественным ремонтом.

• Инфраструктура. Важный параметр при постоянном нахождении сотрудников на рабочих местах. В этом случае наличие поблизости кафе, магазинов и фирм профессиональных услуг приветствуется.

Выбор офиса

Выбор можно осуществлять самостоятельно, используя сайты с информацией об аренде офисов в бизнес-центре в Интернете. Подобрав несколько вариантов согласно своим требованиям, можно договариваться о просмотре с арендодателями. Также можно доверить выбор профессиональным консультантам специализированных фирм.

Просмотр офисных помещений

• Самостоятельно определите транспортную доступность офиса. Проверьте ее соответствие заявленной арендодателем.

• При выборе офиса без отделки изучите его планировку, возможность ее изменения. При офисе с отделкой – оцените ее качество. При необходимости ремонта или перепланировки договоритесь о скидках или арендных каникулах. Арендные каникулы предоставляются даже на время переезда. В случае офиса без отделки сроки обговариваются индивидуально.

• Проверьте наличие и работоспособность систем пожарной безопасности, вентиляции, кондиционирования и инженерных коммуникаций. Удостоверьтесь в надежной функциональности лифтов.

• Убедитесь в наличии доступного выхода в Интернет и обеспечении провайдерами его быстрой и безотказной работы.

• При аренде помещений IT-компанией убедитесь в технической возможности размещения серверов и специального оборудования.

• Выясните правила прохода в офис сотрудников и клиентов компании. Какова организация охраны помещений? Есть ли возможность круглосуточной работы в помещениях.

• Определите размер оплаты коммунальных услуг. Оплата возможна на различных условиях как арендатором, так и арендодателем.

• По возможности переговорите с арендаторами выбранного бизнес-центра для дополнительного выяснения его достоинств и недостатков.

Заключение арендного договора

• Внимательно изучите все документы до подписания договора. Убедитесь в отсутствии у помещения обременений, в соответствии земельного участка здания административно-офисному назначению, отсутствию у собственника судебных разбирательств и вероятности банкротства.

• Для собственников помещений выгоден длительный срок договора аренды офиса в БЦ. Длинный договор на 3-5 лет является основным условием для зарубежных компаний. Во избежание регистрации договора аренды в федеральных органах исполнительной власти, российские арендаторы стараются заключить его на более короткий срок.

• Предварительно обговорите все коммерческие условия. В договоре должна быть прописана периодичность пересмотра ставок аренды. Ее индексация не должна быть кабальной. Прописывается обязанность сторон заблаговременно уведомлять о досрочном расторжении договора аренды. Необходимо прописать, что в случае продажи здания, условия договора не меняются новым владельцем в невыгодную для арендатора сторону.